Back Office Specialist

Venini, una delle più importanti realtà del mondo vetrario italiano e Brand del Gruppo Damiani, è alla ricerca di una figura di Back Office Specialist per la sede di Murano

Il Back Office Specialist è responsabile di supportare le operazioni quotidiane dell'azienda, svolgendo una vasta gamma di compiti amministrativi e di segreteria. Questo ruolo si concentra sul mantenimento dell'efficienza operativa, garantendo l'accuratezza della documentazione, la gestione dei dati e l'assistenza nei vari processi interni che permettono il corretto funzionamento delle attività front-end.

Il Back Office Specialist collaborerà con i diversi dipartimenti per garantire l'elaborazione tempestiva delle informazioni e una coordinazione efficace.
 

Responsabilità principali:

• Inserimento e gestione dei dati: Immettere e aggiornare i dati nei sistemi aziendali e nelle basi di dati, garantendo l'integrità e la conformità alle procedure interne e alle normative esterne.
• Gestione documentale: Organizzare e mantenere i documenti aziendali importanti, assicurandosi che siano archiviati correttamente, facilmente accessibili e in conformità con le politiche aziendali.
• Preparazione dei report: Supportare nella redazione di report, riepiloghi e altri documenti richiesti dalla direzione o da altri dipartimenti.
• Gestione degli ordini: Elaborare e monitorare gli ordini, garantendo la correttezza dei dettagli, degli aggiornamenti sullo stato e una corretta gestione del processo di evasioni degli ordini.
• Supporto al Servizio Clienti: Fornire supporto al team di customer service, affrontando le problematiche interne che richiedono un'escalation, come discrepanze sugli ordini o disponibilità dei prodotti.
• Gestione dell'inventario: Collaborare al monitoraggio dei livelli di inventario, al coordinamento dei movimenti di magazzino e all'aggiornamento dei dati sui prodotti e forniture.
• Coordinamento interno: Collaborare con altri dipartimenti (ad esempio, vendite, finanza, logistica) per garantire flussi di lavoro efficienti e la risoluzione tempestiva di eventuali problemi che influenzano le operazioni aziendali.
• Conformità e reportistica: Garantire che tutti i processi interni siano conformi alle politiche aziendali e alle normative vigenti.
• Problem-solving: Risolvere eventuali problematiche interne o colli di bottiglia che possano emergere nelle operazioni di back office.
• Miglioramento dei processi: Proporre e collaborare all'implementazione di processi più efficienti e a miglioramenti nelle operazioni quotidiane.

Requisiti:

• Istruzione: Diploma di scuola superiore o titolo equivalente; preferibile un diploma di laurea in Economia, Amministrazione Aziendale o discipline affini.
• Esperienza pregressa in ruoli di supporto amministrativo, back office o simili.
• Familiarità con i sistemi di gestione documentale, inserimento dati e software per ufficio (MS Office, Excel, ecc.).
• Competenze:
• Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.
• Eccellenti doti di comunicazione scritta e verbale.
• Alta attenzione ai dettagli e precisione.
• Capacità di lavorare in autonomia e in team.
• Competenza nell'uso di software per ufficio e nella gestione di database.

Conoscenze:

• Conoscenza delle procedure e pratiche amministrative.
• Conoscenza di sistemi di gestione inventario e processo ordini.
• La conoscenza di pratiche contabili di base e di reportistica finanziaria è un plus.